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プレスリリース

半世紀以上にわたりダイナミックなビジネスを支える広報のゴール、
戦略、実務サポート

いろいろな組織にある広報は、広報紙やメルマガなどPR媒体の発行や、意見をとりまとめる広聴活動を行っています。こうしたある種、定型的な業務は、一定期間で異動（ローテーション）して引き継ぐのが比較的簡単です。しかし、変化の大きなビジネスにおけるPR活動は、もっと流動的です。そのため、初めてPRを実施ないし担当する場合、考え方や方向性を理解し戦略を立てることと、実務を覚えていくことの双方が必要です。
まずPR、パブリックリレーションズとは、文字通り社会（パブリック）との関係づくりのための情報流通を指します。その手段として、マスコミやソーシャルメディア、そして人などあらゆるメディアを通して発信し、理解や会話を促進します。ここでは、最も一般的な公式文書であるプレスリリースや、企業の情報を取りまとめたプレスキットについて紹介し、その活用方法を見てみましょう。

プレスリリースとは

プレスリリースの配信サービスが普及し、ニュース検索に多くの発表文がそのまま掲載されるようになりました。一般的に、プレスリリースは企業の発表そのものの一次情報で、ニュースはそれを報道機関が取り上げた二次情報です。情報の信頼性、有用性、新規性などをもとに選ばれ、編集されたニュースは付加価値を持ち、社会に影響を与えます。
プレスリリースは、報道に耐えうる情報を、無理無駄なく簡潔に、かつ魅力的に盛り込む必要があります。まず、法人名、本社所在地、代表者名、ブランド名、問合せ先、そして肝心は発表内容に誤りがないことが基本です。業界によって専門用語や文調などが若干異なるので、まず自社の属する市場の主だったメディアを研究することが、伝わるプレスリリースを書く第一歩です。

同時に、プレスリリースを書くだけでなく届けるために、メディアリスト、配信サービス、ウェブサイトなどの準備が必要です。報道機関だけでなくユーザーや生活者の目にとまるよう、ブログやソーシャルメディアの拡散も重要です。

また研究成果やイベント報告など、ニュース性がない内容であっても報道機関に知ってほしい案件があれば、プレスリリースとはせずに「報道参考資料」とするのが一般的です。受け取る側が情報を判別しやすいよう、分類を区切るのです。

なお、プレスという言葉は印刷機を使った紙媒体が語源です。プレスリリースでなく「ニュースリリース」という場合もあります。登録された媒体が集う記者クラブへの投函は「投げ込み」と言い、許可や手続きが必要です。

記者クラブは、東京の省庁や団体だけでなく全国すべての道府県庁、県庁所在地の市役所に存在します。天災、災害など社会的な変化があると、記者クラブの対応も変則的になる点にも注意が必要です。

  • 主な地方記者クラブ
記者クラブ名 所在地
大阪府政記者会 大阪府庁内
大阪市政記者クラブ 大阪市役所内
兵庫県政記者クラブ 兵庫県庁内
愛知県政記者クラブ 愛知県庁内
札幌市政記者クラブ 札幌市役所内
福岡県政記者室 福岡県庁内
プレスリリースは公式文書であるため、発表前の社内や関係各所（ステークホルダー）との調整が最重要といっても過言でありません。規模の大きな企業ほど承認に時間がかかり、スタートアップほどステークホルダーの把握に手間取ります。プレスリリースは、「書く」「調整する」「届ける」が揃って初めて報道機関の目にとまり、ニュース要素となります。

土台となるプレスキットを作る

いきなりプレスリリースを書いて配信しても、企業そのものが知られてないとまずニュースとして取り上げてもらえません。そのため、まずは会社概要の説明資料を作るのが一般的です。
ファクトシート、ファクトブックなどといわれる報道関係者向けの会社概要には、法人情報、設立の経緯や社歴、ミッション（社是）や代表者紹介、具体的な製品やサービス、実績を入れるのが基本です。これに社会課題につながるSDGs、ESG投資やCSR活動などを加えて企業の存在意義を立体的に伝えます。
消費財や製造業などビジネスモデルや成果物がわかりやすい企業の場合は、写真や数字をふんだんに使ってわかりやすく伝えるファクトブックが有効です。ITや金融など説明が難しいビジネスでは、なるべく平易な言葉を使い、興味の入り口、とっかかりとなるファクトシートを作るとよいでしょう。
ファクトシートにあわせ、取材対応できる代表者の略歴（バイオ）を準備することも下記の取材などの設定において必要です。こうしたファクトシート、バイオ、上述のプレスリリースや画像データをとりまとめたものをプレスキットと呼びます。オンラインフォルダーに入れて共有リンクで送付すると使い勝手がよく、報道につながりやすいでしょう。

取材、会見、ブリーフィング

プレスキットができたら、報道に直接的に働きかける「取材」を設定するのが有効です。ただし、報道機関にとって取材誘致、いわゆる売り込みは数多あるので、最初はハードルが高い場合が多いことを心に留めましょう。

報道機関への情報提供の方法も、果たして記者と企業代表者、一対一の取材が良いかも検討が必要です。ニュース価値や緊急性などを鑑みて、取材申込者の一斉参加を可能にする「会見」や、説明形式の「ブリーフィング」、講義形式の「セミナー」といった手段も考えられます。

あくまでも読者の関心、報道機関の興味に沿うニュースは何かを、発信する立場から考え、社内の情報と世の中の価値を結びつける必要があります。よって、以上のPR実務を準備する前に、実は企業としてのPRゴールの見極め、PR戦略の策定が、結果としてPRの成功を左右する最重要項目と言えます。

共同ピーアールは、細かな実務を取りまとめながら、PRゴール設定、戦略策定、未来に向けた改善の持続を支えるPR会社として、半世紀以上にわたり企業と社会に貢献しています。
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