この長引くコロナデイズ、海を越えるグローバルPRの現場では、知らず知らずのうちに神経が摩耗します。だからこそエネルギーを高めようと8月19日、18時30分～ IABCジャパン・ 共同ピーアール総合研究所（PR総研）共催、日本特別セミナーをオンライン開催します。さて、PRにとってさらなるチャレンジは、海の向こうと日本をオンラインでつなぐ記者会見。 肝を冷やしながらもどうしたら切り抜けられるか。 オンラインで必要な事前準備を紹介しましょう。
ハイブリッド会見のテンプレート
物理的な距離の確保とともに、必然的にデジタルの力で組織や国を超える取り組みが加速しています。同時に、次から次へとこれまで経験したことのない新しい課題が生じるので、関係各社の刻々と変わる情報収集と把握が、判断のカギです。対外発表であれば必ず翻訳、日本語、日本のコンテクスト（社会的文脈）に沿うよう、ファクトに沿ってメッセージを形作っていきます。そのためには一日何千、何万字をを読み、調べ、書き、校正します。
記者会見でまず必要なのは、こうしたニュース要素の整理と明文化です。それが揃い、何月何日何時に、誰がどう、誰に対して発信できるかが決まったら、あとは力業。会見のフォーマットは目下、ハイブリッド形式が中心です。登壇者は会場に集まり、状況が許せば希望の記者も会場に誘致、あとはオンラインで参加というフォーマットです。
時差と言語、オンラインという壁を越えて、情報がきちんと伝わるように体裁を整える。グローバルからの発表の合間に通訳を入れ、会見時間を守り、質疑応答を網羅、終了後のフォロー。これでハイブリッド会見で情報を届けるひと塊の業務が完了します。
全体を通して、成功を導くドライバーは、「自信」です。成功を疑わない、疑心暗鬼に心を惑わされない力が、不意の変更や不慮の設定にも応える耐性を可能にします。
オンライン会見はさらに難易度高？
こうして自信を持ってプロジェクトを遂行できて一人前なのですが…言うは易し！！！やはりチームを組まないと、イベント直前のトラブルは誰しもパニック、思考停止しそうな状況になるため、互いの心のケアが大切です。
特にオンラインのみの場合は、「回線が落ちたらおしまい」「電源が枯渇したらおしまい」「PCが止まったらおしまい」など、ほぼ不可抗力のプレッシャーが加わります。PRのプロそれぞれが、場数とともに自分にとって当たり前にしてきたことに、コロナならではの工夫が必要になります。 常に状況をシミュレーション、練習、練習して、新しい状況を自分たちの通常運転にもっていく準備が、平常心の源となります。
例えば、海外との会見の場合、時間内にすべての会話を裏方全員にまで通訳し切れないことも。即座に、日本語の質疑応答をチャットで英語化して海外チームに伝えたりする心配りも必要です。
また取材中に記者の希望を聞きながら、その場で海外チームに「素材ありますか？」と確認。初めて会話する海外スピーカーとの対話のために、日本語で呼び水を作ったり、笑顔を見せたりするのも、場を温める上で効果的です。最短時間で気持ちの良いコミュニケーションが成り立ち、全員が笑顔で「ありがとうございました～！」と言えるようにするのがプロの裏方なのです。
万能薬はレッツ・ポジティブ
グローバル会見においては準備でも報告でも、誤解や認識のズレがあると後々に響きます。そこで全員ハッピーの秘訣は、不明なことを 「ちょっといい？」と聞ける関係を社内外で築いておくことです。国内であればLINEやFacebook、Chatwork、海外であればWhatsApp、LinkeInなどでつながっておき、困ったらZoom、Microsoft Teamsなどにより心理的距離を取り除くと、スムーズに連携できます。
とは言え、手軽だからとWhatsAppで突然、話しだすと、初めてタイトすぎる締切、膨大すぎる情報量などが判明して頭の中が沸騰しそうになることも…。そんな秒刻みのスケジュールで即効薬が無い時は、「今は〇〇がプライオリティだからそちらには手が回らない」「それは予算の話が関係する」など対話し、お互いの課題と次のステップを最短で洗い出します。
そんな時は必ず「時間取ってごめんね、休んでね」「ありがとう、ありがとう」といって互いに深呼吸。頭をポジティブに切り替えます。 コロナだからこそ、互いの「思いやり」がコミュニケーションに効く薬なのです。
■8月19日（水） 18：15開場 18：30開始 21：00終了予定
「#shift IABCワールドカンファレンス報告×APACダイバーシティセミナー日本特別オンライン編」プログラム概要 お申込フォーム